Τι είναι οργανισμός?

Οι περισσότεροι άνθρωποι έχουν συσχετίσει τόσες πολλές ιδέες με τη λέξη «οργανισμός», που φαντάζονται τον οργανισμό σαν ένα ον ή κάτι που έχει ταυτότητα, όχι σαν μια δυναμική δραστηριότητα.

Ας δούμε τι είναι στην πραγματικότητα.

Ας πάρουμε ένα σωρό από κόκκινες, λευκές και μπλε χάντρες. Ας τις οργανώσουμε.

Ας σχεδιάσουμε τώρα το οργανόγραμμα. Σε συντομία, ένα οργανόγραμμα δείχνει τις λειτουργίες, τα καθήκοντα, την πορεία μετάδοσης της επικοινωνίας, τη σειρά των ενεργειών και την ηγεσία ενός οργανισμού.

Ας αδειάσουμε τις χάντρες πάνω στον επικεφαλής του οργανισμού, σ’ έναν ανακατωμένο σωρό.

Προφανώς, ο επικεφαλής πρέπει να τις διοχετεύσει για να ξεθάψει τον εαυτό του. Έτσι έχουμε:

Επομένως, μαθαίνουμε τι κάνει ένας επικεφαλής κατά κύριο λόγο. Διοχετεύει. Διαχωρίζει είδη ή κατηγορίες πραγμάτων ή ενεργειών.

Μέχρι στιγμής έχουμε έναν οργανισμό χωρίς κίνηση.

Πρέπει να έχουμε προϊόντα. Ένα προϊόν είναι ένα ολοκληρωμένο πράγμα που είναι ανταλλάξιμο εντός ή εκτός της δραστηριότητας. Αυτό μπορεί να είναι μια υπηρεσία ή ένα εμπόρευμα που έχει παραδοθεί σε κάποιον εκτός του οργανισμού ή σ’ ένα άλλο μέλος του οργανισμού.

Ας πούμε ότι τα προϊόντα του οργανισμού είναι τρυπημένες χάντρες, χάντρες περασμένες σε κλωστή, συσκευασμένες χάντρες.

Θα έχουμε:

Ή θα έχουμε:

Ή θα έχουμε:

Δεν παίζει ιδιαίτερο ρόλο η μορφή του οργανογράμματος που χρησιμοποιούμε, από τη στιγμή που μπορεί και χειρίζεται την ποσότητα των χαντρών.

Ακόμη κι αν υπάρχει μόνο ένα άτομο σ’ αυτόν τον «οργανισμό», πάλι θα πρέπει να έχει κάποια ιδέα οργάνωσης, καθώς και κάποιο οργανόγραμμα.

Αν έχουμε να διαχειριστούμε μια μεγάλη ποσότητα δουλειάς, πρέπει να προσθέσουμε άτομα. Αν τα προσθέσουμε χωρίς οργανόγραμμα, θα δημιουργήσουμε επιπλέον σύγχυση.

Χωρίς οργανόγραμμα, ο οργανισμός θα καταρρεύσει από φόρτο εργασίας και από ροές και ρεύματα που θα διασταυρώνονται. Όταν οι ροές ή τα ρεύματα έρχονται σε αντίθεση, μετατρέπονται σε σύγχυση.

Η σύγχυση δεν είναι τίποτα άλλο από ροή σωματιδίων (με τον όρο σωματίδια εννοούμε σώματα, επικοινωνίες ή άλλα πράγματα) η οποία δεν έχει συγκεκριμένη μορφή. Τα σωματίδια συγκρούονται, αναπηδούν το ένα μακριά από το άλλο και μένουν ΜΕΣΑ στο χώρο. Έτσι δεν υπάρχει προϊόν, γιατί για να έχει κανείς προϊόν πρέπει κάτι να ρεύσει προς τα ΕΞΩ.

Μπορούμε τώρα να παρατηρήσουμε δύο πράγματα. Αφενός, έχουμε μερικά σταθερά σημεία. Αυτά είναι θέσεις στο χώρο ή θέσεις εργασίας σε μια ομάδα ή οργανισμό. Αφετέρου, έχουμε πράγματα που ρέουν. Τα τελευταία υφίστανται μεταβολές.

Έτσι, οι θέσεις εργασίας σ’ έναν οργανισμό μεταβάλλουν σωματίδια που ρέουν.

Τα σωματίδια ρέουν ακολουθώντας μια σειρά.

Σ’ έναν οργανισμό εισέρχονται διάφορα πράγματα τα οποία μεταβάλλονται και ρέουν έξω από τον οργανισμό.

Ένας οργανισμός με ένα μόνο είδος (κόκκινες χάντρες) είναι λιγότερο περίπλοκος από έναν άλλο με περισσότερα είδη.

Κάθε λειτουργία ακολουθεί μια σειρά ενεργειών. Για να διαχειριστεί πράγματα που δε ρέουν, πρέπει να διαθέτει σταθερά σημεία τα οποία δε ρέουν.

Δεν είναι απαραίτητο να έχεις σταθερά τέρμιναλ που το καθένα να κάνει μόνο ένα πράγμα. Ωστόσο, και σ’ αυτή την περίπτωση υπάρχει μια σωστή σειρά ενεργειών. (Με τον όρο «τέρμιναλ» εννοούμε ένα άτομο που στέλνει, λαμβάνει ή μεταδίδει επικοινωνία. Από την αγγλική λέξη terminal που σημαίνει «ακροδέκτης»).

Όλα αυτά ισχύουν τόσο για ένα μηχανοστάσιο όσο και για ένα δικηγορικό γραφείο ή για οποιονδήποτε οργανισμό.

Το καύσιμο που εισρέει σ’ ένα μηχανοστάσιο μετατρέπεται σε κίνηση η οποία ρέει προς τα έξω. Κάποιος χειρίζεται τις μηχανές. Κάποιος επιδιορθώνει τις μηχανές. Μπορεί να γίνονται όλα από ένα άτομο, αλλά μόλις η ποσότητα αυξηθεί, πρέπει κανείς να φτιάξει ένα πλάνο ενεργειών, να τις ταξινομήσει και να τις βάλει σ’ ένα οργανόγραμμα, που θα το γνωρίζουν οι άνθρωποι εκεί και θα το τηρούν, διαφορετικά αυτό το μέρος δε θα λειτουργεί καλά.

Αυτό γίνεται διαχωρίζοντας το χειρισμό από την επισκευή, έτσι ώστε να αποτελούν δύο ξεχωριστές ενέργειες και δημιουργώντας δύο λειτουργίες στο ίδιο οργανόγραμμα.

Ο αρχιμηχανικός διατηρεί τις ροές σε κίνηση και φροντίζει ώστε τα τέρμιναλ να εκτελούν τις ενέργειές τους.

Σ’ ένα δικηγορικό γραφείο έχουμε μια ροή από διαφορετικές ενέργειες.

Η ροή θα μπορούσε να έχει την παραπάνω μορφή, πιθανώς μ’ ένα διαφορετικό άτομο (διαφορετικής ειδικότητας) σε κάθε σημείο.

Ή θα μπορούσαμε να έχουμε, κατά κάποιον τρόπο, ένα οργανόγραμμα χωρίς «κίνηση».

Σ’ αυτή την περίπτωση, όμως, θα χρειαζόταν να βάλουμε την κίνηση κάθετα έτσι ώστε να υπάρχει ροή.

Στα οργανογράμματα που δείχνουν μόνο τα τέρμιναλ δεν υπάρχει συνήθως ροή.

Ένα παρωχημένο χαρακτηριστικό στρατιωτικό οργανόγραμμα ήταν:

Όταν έγιναν πολύ περισσότεροι, χρειάζονταν να έχουν ένα οργανόγραμμα ροής.

Έτσι, οργανώνει κανείς:

1. Βρίσκοντας ποια είναι τα είδη σωματιδίων.

2. Καθορίζοντας τις επιθυμητές μεταβολές για το καθένα για να γίνει το προϊόν.

3. Τοποθετώντας τα τέρμιναλ που θα κάνουν τις αλλαγές σύμφωνα με τη σειρά των μεταβολών που πρέπει να γίνουν.

Το οργανόγραμμα πρέπει επίσης να συμπεριλαμβάνει αναγνώριση του είδους των σωματιδίων στο βήμα (1), από κει διοχέτευση των σωματιδίων στα τέρμιναλ που τα μεταβάλλουν και περαιτέρω διοχέτευση προς τα έξω ως προϊόντα.

Για να είναι πρακτικό ένα Οργανόγραμμα πρέπει επίσης να προβλέπει την απόκτηση των υλικών, τη διάθεση του προϊόντος και την πληρωμή για τον κύκλο δράσης (τα βήματα που έγιναν από την αρχή μέχρι το τέλος και οδήγησαν στο προϊόν), καθώς και την επίβλεψή του.

Υπάρχουν διάφορες ενέργειες σε μια εταιρεία.

Στην ουσία, μια εταιρεία αποτελείται από πολλά μικρά οργανογράμματα που είναι συνδυασμένα έτσι ώστε να λειτουργούν μαζί σαν ένα μεγάλο οργανόγραμμα.

Οι βασικές αρχές που πρέπει να γνωρίζεις για να οργανώσεις οτιδήποτε περιέχονται σ’ αυτό το μάθημα.

Για να σχεδιάσει κανείς οποιαδήποτε ενέργεια, πρέπει να μπορεί να αναπαραστήσει με το νου του τη σειρά που ακολουθούν οι ροές και τις μεταβολές που συμβαίνουν σε κάθε σημείο. Πρέπει να μπορεί να δει από πού μπαίνει ένα σωματίδιο (χαρτί, σώμα, χρήματα) και από πού βγαίνει.

Πρέπει να μπορεί κανείς να εντοπίζει κάθε σημείο όπου το σωματίδιο θα μπορούσε να σταματήσει και να διορθώνει αυτό το μέρος της ροής ή να το διευθετεί.

Το σωστό οργανόγραμμα είναι ένας αέναος συνδυασμός από ροές που δε συγκρούονται μεταξύ τους, αλλά εισέρχονται, υφίστανται τη ζητούμενη μεταβολή και φεύγουν ως προϊόν.