Wat is organisatie?

De meeste mensen hebben zoveel denkbeelden die ze associëren met het woord “organisatie”, dat ze haar aanzien voor een identiteit of een wezen, in plaats van een dynamische activiteit.

Laten we eens kijken wat een organisatie werkelijk is.

Laten we eens een hoop rode, witte en blauwe kralen nemen. Laten we ze organiseren.

Laten we nu het Organiseerbord tekenen. In het kort gezegd is een organiseerbord een weergave van de functies, plichten, routes waar de communicaties langs gaan, volgordes van de acties en de autoriteiten van een organisatie.

Laten we ze allemaal bovenop de Productieleider dumpen, alle kralen in een grote chaos.

Het is duidelijk dat de Productieleider ze moet routeren (via een uitgekozen route versturen) om zichzelf uit te graven. Dus krijgen we:

Op die manier ontdekken we veel over wat een Productieleider doet. Hij routeert. Hij verdeelt de boel in soorten of categorieën van dingen of acties.

Dit is, tot dusverre, bewegingloos organiseren.

We moeten echter productie draaien. Een product is iets dat is voltooid en dat binnen de activiteit of erbuiten uitwisselingswaarde heeft. Dit kan een dienst of artikel zijn dat in handen gegeven is aan iemand van buiten de organisatie of aan een ander lid van de organisatie.

Laten we zeggen dat de producten van de organisatie doorboorde, geregen en verpakte kralen zijn.

We zouden dan het volgende krijgen:

Of we zouden het volgende krijgen:

Of we zouden het volgende krijgen:

Het is niet bijzonder belangrijk welk Organiseerbordpatroon we gebruiken, zolang daardoor de hoeveelheid kralen maar wordt verwerkt.

Als we slechts één persoon in deze “organisatie” hebben, moet hij toch nog enig idee van organisatie hebben en tevens een soort Organiseerbord.

Als we ook maar enige hoeveelheid te verwerken hebben, moeten we er mensen aan toevoegen. Als we ze eraan toevoegen zonder een Organiseerbord, zullen we ook verwarring toevoegen.

De organisatie zonder een Organiseerbord zal er aan onderdoor gaan, door overbelasting en door organisatorische stromen en ontwikkelingen die tegen elkaar inwerken. Als deze in conflict komen, krijgen we verwarring.

Alles wat verwarring is, is een stroom van deeltjes (lichamen, communicaties en andere items) zonder patroon. Deeltjes botsen, stuiteren van elkaar af en blijven IN het gebied. Dus is er geen product, want om een product te hebben moet er iets UIT het gebied stromen.

We kunnen nu twee dingen opmerken. We hebben een aantal stabiele zaken. Dit zijn locaties of posten (taken, posities in een groep of organisatie). En we hebben zaken die stromen. Dat zijn dingen die verandering ondergaan.

Dus de functies binnen een organisatie veranderen stromende deeltjes.

Deeltjes stromen in volgorde.

Dingen komen een organisatie binnen, worden veranderd en stromen een organisatie weer uit.

Een organisatie met maar één soort artikel (rode kralen), is minder complex dan een organisatie met verscheidene soorten artikelen.

Elke activiteit heeft een volgorde van activiteiten. Zij moet stabiele punten hebben die niet stromen, om de dingen die wél stromen te behandelen.

Het is niet nodig een stabiele terminal slechts één ding te laten doen. Als dat echter wel het geval is, dan heeft ook dat een juiste volgorde van acties. (Met “terminal” wordt een persoon bedoeld die communicatie verzendt, ontvangt of doorgeeft.)

Dit alles is van toepassing op een machinekamer van een schip, een advocatenkantoor of welke organisatie dan ook.

Er stroomt brandstof in de machinekamer naar binnen en die wordt veranderd in beweging die naar buiten stroomt. Iemand bedient de machines. Iemand repareert de machines. Het kan allemaal door één persoon worden gedaan. Zodra de hoeveelheid echter omhooggaat, moet men de acties plannen, ze indelen en ze op een Organiseerbord zetten, een Organiseerbord dat de mensen daar kennen en waaraan ze zich houden. Anders zal de zaak niet echt lekker lopen.

Dit wordt gedaan door het bedienen en het repareren te scheiden, wat er twee activiteiten op hetzelfde Organiseerbord van maakt.

De hoofdmachinist zorgt dat de zaak aan de gang blijft en dat de terminals (mensen) hun werk doen.

Op een advocatenkantoor krijgen we andere acties als organisatorische stroom.

Dit zou een organisatorisch stroomschema zijn, eventueel met op elk punt een andere persoon (met een andere bekwaamheid).

Of we zouden een soort bewegingloos Organiseerbord kunnen hebben.

Maar als we dat deden, zouden we de beweging er verticaal in moeten zetten, zodat de doorstroming kan plaatsvinden.

Organiseerborden waar alleen maar terminals op staan, zullen meestal geen doorstroming vertonen.

Een typisch Organiseerbord van het leger van weleer was:

Toen ze veel meer mannen kregen, moesten ze een stroomschema hebben.

Men organiseert dus volgens:

1. Onderzoek van de soorten deeltjes.

2. Het uitwerken van de gewenste verandering voor elk ervan, wat tot een product moet leiden.

3. Het neerzetten van de terminals die de veranderingen aan de hand van de volgorde ervan zullen uitvoeren.

Het bord moet ook een herkenning bevatten van de soorten onder (1), die de soorten routeert naar de terminals die ze veranderen en ze verder uitrouteren als producten.

Om praktisch te zijn moet een Organiseerbord ook voorzien in het binnenbrengen van de materialen, het kwijtraken van het product en het ontvangen van betaling voor de actiecyclus (de stappen die van het begin tot aan het eind worden gedaan die in een product resulteren) en de supervisie ervan.

Een onderneming kent verschillende acties.

Een onderneming is in wezen een verzameling kleine Organiseerborden, die bijeengebracht zijn om samen te functioneren als een groot Organiseerbord.

De elementaire principes die je moet kennen om iets te organiseren, staan in dit gedeelte van de cursus.

Om een activiteit te plannen, welke dan ook, moet men in staat zijn zich een beeld te vormen van de volgorde van de organisatorische stromingen ervan en van de veranderingen die op elk punt plaatsvinden. Men moet in staat zijn te zien waar een deeltje (papier, persoon, geld) binnenkomt en waar het eruit gaat.

Men moet in staat zijn elke plaats waar het tot een stop kan komen te herkennen en in staat zijn dat deel van de organisatorische stroming te herstellen of aan te pakken.

Een geschikt Organiseerbord is een constant samenspel van organisatorische stromingen die niet met elkaar in botsing komen, die binnenkomen, de gewenste verandering ondergaan en als een product de organisatie weer verlaten.